良い会議にするための行動6選
ビジネスパーソンであれば、誰もが参加する会議体。
本当に濃い内容の会議から、意味のない薄い会議まであると思います。
フランチャイズ本部においても様々な会議体があります。
「発言しないなら、会議に参加するな」
私も過去に在籍した企業でこんな言葉を聞かされたことがある1人です。
言いたいことは理解できます。
ただ、そもそもその“会議”自体が不要な場合も多くあるのが事実です。
そんな場合でも、組織人であれば参加せざるを得ないでしょう。
「少しでも会議の場を良くしたい」と思えばできることがいくつかあります。
スーパーバイザーとしても良い会議を設定し、議論を交わすことは必須のスキルです。
今回は6つに絞り、ご紹介してみたいと覆います。
早速、結論からです。
１．流れを予想してみる
２．発言者と発言内容を予想してみる
３．自分の意見をYesかNoかくらいは決めてみる
４．意見の補足資料を用意する
５．そもそも会議を楽しむ
６．できれば議事録を取り、振り返る
１．流れを予想してみる
事前に会議の流れを予想してみましょう。
今日の会議はきっと○○で○○だから、○○になるハズ。
そういったイメージを用意しておくことで、自分の考えも生まれるハズです。
丸裸で座っているだけだと、いつ何時、発言を求められるかわかりません。
何を振られても良いように準備はしてきましょう。
２．発言者と発言内容を予想してみる
前項と同じように、全体の流れのイメージが沸けば、発言する人、内容まで深堀できるかと思います。
その発言内容を受けて、会議全体がどんな雰囲気になるのか予想しておきましょう。
３．自分の意見をYesかNoかくらいは決めてみる
ある程度の予想ができたら、その予想に対する自分の意見を固めておきましょう。
○○と言われたら、○○と答える。その意志決定だけで十分です。
振られたときに考えることがないように、予想ベースで決めておくのが〇です。
４．意見の補足資料を用意する
次は自分の意見に対して、根拠資料を用意しておきましょう。
なぜ、その意見に至ったのか。その説明ができれば十分です。
メモ書きでも良いのでスムーズに説明できるようにしておきましょう。
５．そもそも会議を楽しむ
下を向いてダルそうに参加する会議と、笑顔で楽しく参加する会議では当然、その議論の内容も変化します。無理に楽しむ必要はありませんが、自分なりの楽しみを事前にみつけるようにしておくと良いと思います。
６．できれば議事録を取り、振り返る
会議で飛び交った内容を全て頭で記憶することは不可能に近いです。
議事録担当がいない場合は、自分だけのメモでも構いません。
あとで振り返りができるようにしておきましょう。
会議という場は、良くも悪くも多くの人が注目する場です。
そういった意味では、通常時よりインパクトを残せる絶好の機会と言えます。
関係各所を巻き込み良い議論を交わしたいですね。
事前準備を万全に、良いパフォーマンスへ繋げていきましょう。
今回も最後までご覧いただきありがとうございます。
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